La loi santé au travail du 2 août 2021 a prévu la création d'un portail numérique permettant le dépôt dématérialisé du DUERP. Ce portail devait garantir la conservation sécurisée du document pendant 40 ans et faciliter l'accès des différents bénéficiaires. Plusieurs années après le vote de la loi, le portail n'est toujours pas opérationnel. Voici le point sur la situation et ce que les entreprises doivent faire en attendant.
L'article L4121-3-1 du Code du travail prévoit que le DUERP et ses mises à jour font l'objet d'un dépôt dématérialisé sur un portail numérique administré par un organisme géré par les organisations professionnelles d'employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel.
Le portail doit garantir la conservation, la mise à disposition et la confidentialité du DUERP conformément à la durée de conservation de 40 ans. Il doit permettre l'accès des travailleurs, anciens travailleurs, médecins du travail, inspection du travail et organismes de sécurité sociale.
Le calendrier initial prévoyait une mise en service progressive du portail. Dès le 1er juillet 2023 pour les entreprises de 150 salariés et plus. Au 1er juillet 2024 pour toutes les autres entreprises. Ces échéances n'ont pas été respectées.
La mise en œuvre du portail a été reportée à plusieurs reprises. Les difficultés techniques liées à l'hébergement sécurisé de millions de documents pendant 40 ans, les questions de gouvernance entre les organisations patronales, et la définition des modalités d'accès pour les différents bénéficiaires ont retardé le projet.
Le portail doit gérer un volume considérable de documents. Plus de deux millions d'entreprises sont concernées, chacune produisant une ou plusieurs versions par an. La sécurisation des données, la garantie de pérennité sur 40 ans, la gestion des droits d'accès différenciés et la compatibilité des formats de documents sont autant de défis techniques majeurs.
L'absence de portail ne suspend pas l'obligation de conservation du DUERP pendant 40 ans. L'employeur reste pleinement responsable de la conservation de son document et de ses versions successives. Il doit organiser cette conservation par ses propres moyens.
Le stockage numérique est la solution la plus sûre pour une conservation de longue durée. Un stockage sur serveur sécurisé avec sauvegarde régulière, ou un stockage dans le cloud avec un prestataire fiable, offrent de meilleures garanties que le papier.
Chaque version du DUERP doit être conservée séparément avec sa date d'élaboration clairement identifiée. Ne supprimez jamais les versions antérieures lors d'une mise à jour. L'historique complet doit être disponible.
Les logiciels DUERP gèrent nativement le versionnage et l'archivage des documents successifs. Ils garantissent l'intégrité des versions et seront probablement les premiers à s'interfacer avec le portail numérique lorsqu'il sera opérationnel.
Lorsque le portail sera ouvert, les entreprises devront y déposer leur DUERP en vigueur et probablement les versions antérieures. Disposer dès maintenant d'un archivage numérique structuré facilitera considérablement cette transition.
Le dépôt dématérialisé va transformer la gestion du DUERP. Le document ne sera plus un fichier isolé dans un dossier mais une pièce officielle déposée auprès d'un organisme tiers. Sa date et son contenu seront certifiés. Les bénéficiaires pourront y accéder directement sans passer par l'employeur.
Pour les entreprises qui gèrent déjà leur DUERP avec un logiciel intégrant l'archivage numérique, la transition sera transparente. Pour celles qui fonctionnent encore avec des fichiers Excel ou des documents papier, le dépôt dématérialisé nécessitera une mise à niveau de leurs pratiques.
Le report du portail ne doit pas être une excuse pour différer la digitalisation de votre DUERP. Au contraire, c'est le moment idéal pour structurer votre démarche et être prêt le jour où le dépôt deviendra effectivement obligatoire.
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