La loi santé au travail du 2 août 2021 a introduit une obligation majeure : le DUERP et ses mises à jour successives doivent être conservés pendant au moins 40 ans. Cette durée, inhabituellement longue pour un document d'entreprise, s'explique par la finalité de traçabilité des expositions professionnelles.
Certaines maladies professionnelles se déclarent des décennies après l'exposition. L'amiante en est l'exemple le plus connu, avec un délai de latence pouvant dépasser 30 ans. Pour permettre aux anciens salariés de faire valoir leurs droits, il est indispensable de conserver la trace des risques auxquels ils ont été exposés.
Cet article, créé par la loi du 2 août 2021, prévoit que le DUERP et ses versions successives sont conservés par l'employeur et tenus à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs ainsi que de toute personne ou instance pouvant justifier d'un intérêt à y avoir accès.
La durée de conservation est fixée à 40 ans à compter de la date d'élaboration du document. Cette durée s'applique à chaque version du DUERP, pas seulement à la dernière en date.
L'obligation de conservation de 40 ans s'applique aux DUERP élaborés à partir du 31 mars 2022. Pour les DUERP antérieurs, l'obligation de conservation existe mais la durée de 40 ans n'est pas rétroactive. Il est cependant fortement recommandé de conserver toutes les versions disponibles.
Les salariés ont un droit d'accès au DUERP en vigueur. Ce droit est exercé directement ou par l'intermédiaire du CSE.
C'est la nouveauté majeure. Les anciens salariés peuvent accéder aux versions du DUERP correspondant à leur période de présence dans l'entreprise. Ce droit est essentiel pour les procédures de reconnaissance de maladie professionnelle ou de faute inexcusable de l'employeur.
Le service de prévention et de santé au travail accède au DUERP dans le cadre de ses missions de suivi de l'état de santé des travailleurs et de traçabilité des expositions.
Les agents de contrôle de l'inspection du travail peuvent demander à consulter le DUERP et ses versions antérieures à tout moment.
La CARSAT et l'Assurance Maladie peuvent accéder au DUERP dans le cadre de leurs missions de prévention et de tarification des risques professionnels.
La loi n'impose pas de format spécifique. Le DUERP peut être conservé sous forme papier ou sous forme dématérialisée. Cependant, compte tenu de la durée de conservation de 40 ans, le format numérique est vivement recommandé. Le papier se dégrade, se perd, brûle. Un stockage numérique sécurisé avec des sauvegardes régulières offre une meilleure garantie de pérennité.
Chaque version du DUERP doit être conservée dans son intégralité, sans modification ultérieure. La date d'élaboration ou de mise à jour doit être clairement identifiable. L'horodatage numérique ou la signature électronique garantissent l'intégrité du document.
La loi prévoit la création d'un portail numérique de dépôt dématérialisé du DUERP. Ce portail assurera la conservation sécurisée des documents pendant 40 ans et garantira le droit d'accès des différents bénéficiaires. En attendant la mise en service effective du portail, l'employeur reste responsable de la conservation.
L'impossibilité de produire les versions antérieures du DUERP peut avoir des conséquences graves. En cas de procédure pour faute inexcusable, l'absence de DUERP ou de versions antérieures constitue un élément à charge pour l'employeur. Le juge considère que l'employeur qui ne peut pas produire son DUERP ne peut pas démontrer qu'il a évalué les risques et pris les mesures nécessaires.
La conservation du DUERP pendant 40 ans n'est pas qu'une contrainte administrative. C'est un élément de sécurité juridique pour l'employeur et un droit fondamental pour les salariés exposés à des risques professionnels à effet différé.
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